Outlook

Outlook es un programa que funciona bajo la plataforma de Windows y ha sido desarrollado por la compañía Microsoft para dar soporte a gente que necesitaba un gestor de correo electrónico. La función de este programa es recibir y mandar correos electrónicos así como la de almacenar los mensajes recibidos y enviados.

•Propósito

Analizar cada caso planteado y dar respuesta de acuerdo a su criterio.

Casos prácticos:

1.- Se desea convocar a reunión a todos los empleados de la empresa ¿Como podemos solucionarlo?

2.- Como ejecutivo de ventas se me presentan varias actividades por día y necesito recordar cada evento ¿que herramienta podría usar para obtener avisos oportunos?

Cliente de correo electrónico.

Un cliente de correo electrónico, o también llamado en inglés mailer o Mail User Agent (MUA) es un programa de ordenador usado para leer y enviar e-mails.

Tipos de clientes de correo electrónico

Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicación como puede ser Outlook, también existen gestores de correo basados en Web (webmail), como puede ser GMail o que nos permiten gestionar el correo directamente a través de una página web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.

Microsoft Outlook

Es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos, además de otras funciones como calendarios, eventos, organizador de contactos entre otros, convirtiendo a este en una de las mejores herramientas para el oficinista actual.

Como ingresar a Microsoft Outlook

Microsoft Outlook 2013 es otra de las aplicaciones desarrollados por "Microsoft" incorporado al paquete de Office , por lo que los pasos para ingresar son ingresar

al charm de busqueda:

Procedimiento para ingresar a Outlook 2013

• Vamos a la opción buscar y buscamos outlook 2013

• Clic en la opción si y en siguiente 

• Ingresamos los datos y le damos siguiente

• luego en finalizar y listo .

Estructura y opciones de Outlook:

El cuerpo principal 

El cuerpo principal es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las notas, las tareas, etc. 

El cuerpo principal tendrá diferente aspecto según el lugar donde nos encontremos, mostrando la bandeja de entrada, un calendario, la lista de contactos, etc... 

El panel de exploración    

A la izquierda de la pantalla de Outlook encontramos el Panel de Exploración. Este panel nos permite acceder a las distintas opciones de Outlook. En él, encontramos dos partes bastante definidas:

La zona de accesos directos como su propio nombre indica, recoge en forma de botones, un menú con los accesos a las utilidades de Outlook, haciendo clic sobre cada uno de ellos. 

Lista de contactos 

Outlook nos ofrece una cómoda y sencilla manera de tener organizada una "Agenda" de contactos donde podemos guardar, modificar y eliminar a todos nuestros contactos.

Al pulsar sobre el acceso directo de Contactos: 

En el panel de exploración, aparece el panel de Contactos, y en la zona derecha de la pantalla aparece la lista de nuestros contactos.

Si la lista es muy larga podemos utilizar los botones de la derecha a modo de índice. Por ejemplo si pulsamos en el botón p-q, Outlook se posicionará en la lista, en el primer contacto cuyo apellido inicie por  la letra «P»

La barra de contactos:

La barra de contactos contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar la lista de contactos. Por ejemplo el botón sirve para crear un nuevo contacto y añadirlo a la lista.

Ejercicios:

Crear un contacto.  

 Clic sobre el botón de la barra de contactos o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área en blanco de la lista de contactos y seleccionando la opción Nuevo contacto.

Llenar los campos, una vez rellenados los campos hacemos clic en Aceptar 

En la opción Detalles podemos añadir datos personales como por ejemplo su categoría profesional, su cumpleaños, el nombre de su cónyuge así como otro tipo de datos.

Editar y modificar un contacto

Estar dentro de Contactos

Doble clic sobre el nombre del contacto

Clic sobre el campo a modificar

Aceptar 

Eliminar un contacto

Acceder a la lista de Contactos

Seleccionar el nombre del contacto de su amigo

Presionar la tecla suprimir o clic con el botón derecho del mouse y Eliminar.

Nota: Si queremos eliminar  más de un contacto podemos seleccionar los contactos manteniendo presionada la tecla Ctrl y el mouse para así seleccionar la cantidad de contactos que deseemos. 

Agregar botones de voto

1.Cree un nuevo mensaje de correo electrónico o abra el mensaje que desea responder o reenviar.

2.En la ventana de mensaje, en la ficha Opciones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Usar botones de voto.

Haga clic en una de las siguientes opciones:

•Aprobar; Rechazar      Esta es la mejor opción cuando se necesita una autorización para realizar una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud por correo electrónico a varios destinatarios para conseguir la aprobación de una propuesta de proyecto.

•Sí; No      Esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido cuando todo lo que se necesita es un sí o un no como respuesta.

•Sí; No; Quizás      Esta opción ofrece una alternativa cuando no se desean limitar las respuestas a sí o no.

•Personalizado      Haga clic en este comando para crear su propios nombres de botones de voto personalizados. Por ejemplo, puede preguntar a sus colegas que elijan entre tres días de la semana para convocar reuniones periódicas del personal.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Opciones de mensaje, en Opciones de votación y seguimiento, active la casilla de verificación Usar botones de voto.

Seleccione y elimine los nombres predeterminados y escriba el texto que desee. Separe los nombres de los botones con punto y coma.

Crear una nueva carpeta 

Pulsando el botón derecho del ratón sobre la superficie de la lista de carpetas y pulsar sobre Nueva Carpeta.

Desde la barra de menú en Carpeta

Clic en Carpeta → Nueva Carpeta...

En los dos casos nos aparecerá la pantalla de la imagen inferior.

Introducimos un Nombre: para la nueva carpeta. Indicamos el Contenido de la carpeta:, es decir, si la carpeta contendrá correos, notas, elementos de calendario, etc. Elegimos también la Ubicación de la carpeta:, la nueva carpeta será una sub-carpeta de la que seleccionemos. Y pulsamos en Aceptar

Calendario

Además del manejo de mensajes, la segunda herramienta más utilizada en Outlook es el Calendario, pues permite hacer anotaciones, como una visita al dentista, la fecha de cumpleaños de un familiar, etc.

La pantalla del calendario

   

Lo primero que vamos a hacer es señalar las zonas más destacadas de la pantalla del calendario. Al pulsar sobre el acceso directo                      

• Luego muestra la barra de Calendario y la pantalla toma un aspecto similar al que vemos en la imagen.

• La cinta del calendario contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar las citas del calendario. Por ejemplo el botón

• Sirve para crear una nueva cita en el calendario.